OpenKM versión 2.0

Buenos días, los chicos de OpenKM, afincados en Cataluña Mallorca, nos han enviado las nuevas características de su herramienta, además de contestar a algunas de mis preguntas.
¿Que versión es?
¿Tecnología de base de datos, utilizáis alguna base de datos documental como Zebra? ¿Para indexar usáis un motor de búsqueda propio, usáis Lucene/nutch?

En lo que se refiere a normas de descripción de contenidos no usais ni las ISAD (g) o  ISAD (r), ni las EAD, utilizáis el Dublicore como base para los metadatos?

¿Tiene rss de las diferentes categorías, carpetas para saber cuando se ha incorporado nueva documentación?
¿Nube de etiquetas con los metadatos, o descriptores?

Y estoy me han contestado:

La versión es OpenKM 2.0.

La herramienta utiliza jackrabbit por debajo ( proyecto de apache http://jackrabbit.apache.org/ ) esto la independiza de base de datos, a la vez que puede trabajar contra el sistema de ficheros ( la configuración buena es la estructura de nodos – por decirlo de alguna forma – en base de datos y los blobs en disco sin indetermediación de BD para la carga y descarga de ficheros.

El indexador es lucene, pudiéndosele poner fácilmente un diccionario de sinónimos.

Se utiliza dublin core.

Los metadatos los hemos definido bajo la formulación de grupos de propiedades. En cada instalación el usuario final se configura N grupos de propiedades, cada uno de los cuales esta compuesto por M propiedades ( inputs, listas cerradas, textareas, listas de seleccion múltiple todo ello internacionalizado). Pudiendo establecer varios de estos grupos de propiedades sobre un mismo documento.

Para finalizar, estamos muy interesados en la opinión del usuario final y sobretodos de los expertos, el blog en cuestión nos pareció muy interesante por su contenido en este sentido. Internamente nosotros tenemos fuertes debates de que funcionalidades son realmente útiles, usables y cuales son mas bien oscuras para nosotros. Un ejemplo los tag clouds, que en un dms no terminamos de verlos claramente. La siguiente versión traerá el workflow, aquí tenemos también grandes discusiones y nos hemos decidido por la implementación de un WF sencillo y usable entendiendo que el problema de un WF complejo ya esta solucionado por terceras herramientas y es mejor conectar aplicaciones que ya existen a través de la API de webservices. En definitiva ofrecer una cobertura de WF para los casos más normales.

Dos cosas que me han comentado:

-Quieren sacar actualizaciones cada 6 meses.

-Les gustaría conseguir feedback de usuarios de la herramienta para poder mejorarla.

OpenKM

Ver actualización 10/05/08 ver: https://catalogosl.wordpress.com/acerca-de/#comment-34

OpenKM es un software de gestión documental, aunque su nombre signifique Gestión del Conocimiento (Knowledge Management).

Construido en Java (J2E), GWT ( Google Web Toolkit - Ajax ) y como servidor JBoss.

Lo que ellos nos dicen del proyecto:

OpenKM, el proyecto descrito en esta memoria, se centra en la creación de un sistema de gestión documental, que por sus características pueda ser utilizado tanto por las grandes empresas como por las pequeñas, como una herramienta útil en sus procesos de gestión del conocimiento.

Partiendo de esta premisa, se ha ejecutado un proyecto de desarrollo tecnológico con la finalidad de crear un sistema de gestión documental para facilitar la gestión del conocimiento, destinado a las PYMES, utilizando Software Libre.

La orientación tradicional frente a las necesidades de organización de la información y del conocimiento tiende hacia un modelo de gestión unificado es considerado como un componente estratégico para cualquier empresa.

Esta tendencia no sólo afecta a los nuevos modelos de empresas que desarrollan su actividad en el ámbito del e-business, sino que es una tendencia generalizada que afecta incluso a las empresas de los sectores más tradicionales.

La utilización de sistemas de gestión del conocimiento en una empresa ayuda a gestionar, de una manera más eficiente, la inteligencia de los recursos disponibles dentro de la misma, hecho que redunda, a medio plazo, en un aumento en la productividad.

A través de estos sistemas se puede acceder de una forma global a la información y a todo el conocimiento generado intrínsecamente dentro de la organización, estructurando conceptualmente los contenidos del mismo en forma de Mapa del Conocimiento. Así, a través de una interfaz de acceso global se evita la segmentación y el aislamiento de la información entre las diferentes áreas de la empresa.

La profunda revolución tecnológica que se está viviendo es el motor de este cambio. Por esta razón, muchas veces los empresarios y directivos simplifican su actuación frente a la nueva realidad, centrándola en la compra e instalación de sistemas de gestión del conocimiento de última generación. Pero esta inversión actualmente sólo puede ser asumida por grandes empresas dado el coste de las mismas.Funcionalidades:

Funcionalidades generales

  • Gestión del conocimiento / Gestión documental. Gestión y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vayan generando dentro de las empresas
  • Indexación de documentos de texto, Office, OpenOffice, PDF, Bases de Datos, etc. El motor de búsqueda indexa los documentos de los tipos que figuran anteriormente, para posteriormente poder realizar búsquedas concretas sobre los contenidos guardados dentro de sistema.
  • GroupWare. Herramienta de trabajo compartido entre todos los usuarios. De esta forma los usuarios pueden trabajar de forma concurrente con los recursos de los que dispone la empresa.
  • Cliente accesible de forma remota (Cliente web). Permite el acceso a los recursos de las empresas a través de una extranet.
  • Funcionamiento opcional en modo ASP de gestión remota y uso colectivo (permite gestionar varias empresas o workspaces de forma simultánea).

Funcionalidades específicas

  • Multiidioma ( Español / Catalán / Ingles / Frances / Portugues de Brasil / Fairsi / Neerlandes / Alemán).
  • Interfaz de usuario skinable.
  • Interfaz de usuario basada en AJAX (GWT) que emula el comportamiento de una interfaz convencional de escritorio.
  • Check-in (subir una modificación).
  • Check-out (edición).
  • Cancel check-out (cancelar un check-out – edición).
  • Lock (bloqueo).
  • Unlock (desbloqueo).
  • Control de versiones (posibilidad de ver cualquier versión de un documento o volver a esa versión).
  • Papelera específica para cada usuario (gestión del espacio).
    • Permite borrado definitivo.
    • Permite recuperación.
  • Menús contextuales.
  • Ordenación de los documentos según criterios (tamaño, nombre, directorios).
  • Palabras clave en los documentos.
  • Mantenimiento del árbol de la taxonomía.
  • Sistema de privilegios por roles y usuarios.
  • Refresco de la interfaz de usuario.
  • Redimensionado de las distintas zonas de la interfaz de usuario a través de las barras horizontal y vertical.
  • Buscador por contenido, título, palabras clave.
  • Almacenamiento de búsquedas.
  • Sesión de usuario única (únicamente solo puede haber el mismo usuario autentificado una sola vez).
  • Únicamente se pueden subir en el sistema los documentos del tipo mime que se hayan definido en la configuración.
  • Menus de confirmación de acciones críticas ( borrado / purga de la papelera).
  • Parametrización de campos opcionales informativos en los documentos (aunque esto actualmente lo permite a nivel de configuración no se encuentra implementado a nivel de visualización).
  • Notificación automática de modificaciones de documentos a usuarios por correo electrónico (Subscripciones a documentos y carpetas).
  • Favoritos (enlaces directos a directorios).
  • Notificaciones por correo electrónico al subir o modificar documentos entre usuarios.
  • Compactar histórico de un documento.
  • Notificación de desbloqueo de un documento.

Funcionalidades en curso

  • Carpeta de plantillas ( documentos maestros para la organización ).
  • WorkFlow. Control y gestión del flujo de datos dentro de la empresa.
  • Integración de la información de los usuarios con un repositorio LDAP (configurable).
  • Agentes de búsqueda y buscador pasivo.
  • Spider de sitios web.
  • Control del espacio de usuario (cuota del usuario) y del repositorio.
  • Carpeta de mis documentos (personal para cada usuario).
  • Creación de servicios de indexación sectoriales o integración con terceros.

Un saludo

Oskar

Owl

Owl is a multi user document repository (knowledgebase) , document manager and/or document management system (DMS) written in PHP for publishing of files/documents onto the web for a corporation, small business, group of people, or just for yourself.

Se puede utilizar la demo  en ingles, para usarlo.

Comentario personal: Lo utilizo en casa como repositorio de documentos, la descripción que permite es libre, y escasa, no permite crear un lenguaje controlado listado en alguna parte de la herramienta.

Tiene muchas funcionalidades para los archivos desarrollados, en el momento en que Owl adquiera las posibilidades de gestionar metadatos/keywords de manera más eficiente sera una herramienta buena.

Un saludo.

Knowledgd tree, gestor de documentos digitales.

KnowledgeTree 3.4.0 Stable

 

El sistema de Gestión Documental KnowledgeTree es un sistema de código fuente abierto que proporciona un entorno estructurado y seguro, óptimo para la gestión de información y procesos de misión crítica.

KnowledgeTree es un Sistema de Gestión Documental -DMS- (Document Management System) de código fuente abierto y basado en entorno Web que a lo largo de los años ha ido mostrando su solvencia y cubriendo las más altas expectativas en la gestión documental en todas las organizaciones que ha sido implementada frente a otras soluciones propietarias mucho más costosas y complejas.

Cumpliendo las normativas y estándares. Deje de esconderse cada vez que oye hablar acerca de estándares o normativas regulatorias. Gracias a KnowledgeTree™ dejará de estar a la merced de nadie. Tenemos una vasta experiencia adaptando todo tipo de procesos a las más exigentes normativas ISO. KnowledgeTree™ es software libre, mañana seguirá siendo posible actualizarse y adecuar sus procesos, y pasado también.

Centenares de miles de empresas y entidades a lo largo del mundo ya han implementado con éxito KnowledgeTree abarcando sectores tan dispares como centros de investigación médica, servicios financieros, universidades o gobiernos, entre otros.

Características:

  • Repositorio central  de documentos con control de versiones y herramientas de auditoria.

  • Gestión de autoría y Workflow de los documentos.

  • Búsqueda a texto completo y tecnología de indexación.

  • Búsqueda dentro de los documentos del repositorio en los formatos más conocidos (MS. Word, MS. Excel, PDF, TXT, XML, HTML, ODT,…)

  • Sistema 100% estándar W3C y acesible para discapacitados.

  • Basado en leguaje XML garantizando la portabilidad a cualquier sistema operativo y lenguaje de programación.

  • Código fuente abierto. Puede ser editado y personalizado completamente de una forma rápida y sencilla.

  • Salidas en PDF y PostScript para la impresión

  • Gestión de usuarios, y operadores mediante mySQL local o Servidor LDAP.

  • Configuración máxima, por tipos de soportes, usuarios, grupos de usuarios, administradores, grupos de administradores, mezcla de cualquiera de ellos y privilegios cruzados,…

  • Interfaz sencilla e intuitiva.

  • Funcionamiento por código de barras para el préstamo.

  • Multilenguaje. Disponible en cualquier idioma.

Un saludo

Oskar

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