OpenKM

Ver actualización 10/05/08 ver: https://catalogosl.wordpress.com/acerca-de/#comment-34

OpenKM es un software de gestión documental, aunque su nombre signifique Gestión del Conocimiento (Knowledge Management).

Construido en Java (J2E), GWT ( Google Web Toolkit – Ajax ) y como servidor JBoss.

Lo que ellos nos dicen del proyecto:

OpenKM, el proyecto descrito en esta memoria, se centra en la creación de un sistema de gestión documental, que por sus características pueda ser utilizado tanto por las grandes empresas como por las pequeñas, como una herramienta útil en sus procesos de gestión del conocimiento.

Partiendo de esta premisa, se ha ejecutado un proyecto de desarrollo tecnológico con la finalidad de crear un sistema de gestión documental para facilitar la gestión del conocimiento, destinado a las PYMES, utilizando Software Libre.

La orientación tradicional frente a las necesidades de organización de la información y del conocimiento tiende hacia un modelo de gestión unificado es considerado como un componente estratégico para cualquier empresa.

Esta tendencia no sólo afecta a los nuevos modelos de empresas que desarrollan su actividad en el ámbito del e-business, sino que es una tendencia generalizada que afecta incluso a las empresas de los sectores más tradicionales.

La utilización de sistemas de gestión del conocimiento en una empresa ayuda a gestionar, de una manera más eficiente, la inteligencia de los recursos disponibles dentro de la misma, hecho que redunda, a medio plazo, en un aumento en la productividad.

A través de estos sistemas se puede acceder de una forma global a la información y a todo el conocimiento generado intrínsecamente dentro de la organización, estructurando conceptualmente los contenidos del mismo en forma de Mapa del Conocimiento. Así, a través de una interfaz de acceso global se evita la segmentación y el aislamiento de la información entre las diferentes áreas de la empresa.

La profunda revolución tecnológica que se está viviendo es el motor de este cambio. Por esta razón, muchas veces los empresarios y directivos simplifican su actuación frente a la nueva realidad, centrándola en la compra e instalación de sistemas de gestión del conocimiento de última generación. Pero esta inversión actualmente sólo puede ser asumida por grandes empresas dado el coste de las mismas.Funcionalidades:

Funcionalidades generales

  • Gestión del conocimiento / Gestión documental. Gestión y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vayan generando dentro de las empresas
  • Indexación de documentos de texto, Office, OpenOffice, PDF, Bases de Datos, etc. El motor de búsqueda indexa los documentos de los tipos que figuran anteriormente, para posteriormente poder realizar búsquedas concretas sobre los contenidos guardados dentro de sistema.
  • GroupWare. Herramienta de trabajo compartido entre todos los usuarios. De esta forma los usuarios pueden trabajar de forma concurrente con los recursos de los que dispone la empresa.
  • Cliente accesible de forma remota (Cliente web). Permite el acceso a los recursos de las empresas a través de una extranet.
  • Funcionamiento opcional en modo ASP de gestión remota y uso colectivo (permite gestionar varias empresas o workspaces de forma simultánea).

Funcionalidades específicas

  • Multiidioma ( Español / Catalán / Ingles / Frances / Portugues de Brasil / Fairsi / Neerlandes / Alemán).
  • Interfaz de usuario skinable.
  • Interfaz de usuario basada en AJAX (GWT) que emula el comportamiento de una interfaz convencional de escritorio.
  • Check-in (subir una modificación).
  • Check-out (edición).
  • Cancel check-out (cancelar un check-out – edición).
  • Lock (bloqueo).
  • Unlock (desbloqueo).
  • Control de versiones (posibilidad de ver cualquier versión de un documento o volver a esa versión).
  • Papelera específica para cada usuario (gestión del espacio).
    • Permite borrado definitivo.
    • Permite recuperación.
  • Menús contextuales.
  • Ordenación de los documentos según criterios (tamaño, nombre, directorios).
  • Palabras clave en los documentos.
  • Mantenimiento del árbol de la taxonomía.
  • Sistema de privilegios por roles y usuarios.
  • Refresco de la interfaz de usuario.
  • Redimensionado de las distintas zonas de la interfaz de usuario a través de las barras horizontal y vertical.
  • Buscador por contenido, título, palabras clave.
  • Almacenamiento de búsquedas.
  • Sesión de usuario única (únicamente solo puede haber el mismo usuario autentificado una sola vez).
  • Únicamente se pueden subir en el sistema los documentos del tipo mime que se hayan definido en la configuración.
  • Menus de confirmación de acciones críticas ( borrado / purga de la papelera).
  • Parametrización de campos opcionales informativos en los documentos (aunque esto actualmente lo permite a nivel de configuración no se encuentra implementado a nivel de visualización).
  • Notificación automática de modificaciones de documentos a usuarios por correo electrónico (Subscripciones a documentos y carpetas).
  • Favoritos (enlaces directos a directorios).
  • Notificaciones por correo electrónico al subir o modificar documentos entre usuarios.
  • Compactar histórico de un documento.
  • Notificación de desbloqueo de un documento.

Funcionalidades en curso

  • Carpeta de plantillas ( documentos maestros para la organización ).
  • WorkFlow. Control y gestión del flujo de datos dentro de la empresa.
  • Integración de la información de los usuarios con un repositorio LDAP (configurable).
  • Agentes de búsqueda y buscador pasivo.
  • Spider de sitios web.
  • Control del espacio de usuario (cuota del usuario) y del repositorio.
  • Carpeta de mis documentos (personal para cada usuario).
  • Creación de servicios de indexación sectoriales o integración con terceros.

Un saludo

Oskar

6 comentarios

  1. […] Artículo | Catálogo de Software Libre […]

  2. Buenos Días, estoy interesada en conocer si la aplicacion OpenKM ya tiene disponible la opcion de workflow como herramienta integral con el Gestor de Documentos.

    Estoy interesada en una herramienta ingral que posea las 2 funciones.

    Agradezco su atencion y cualquier referencia que me pueda facilitar.

  3. lisbeth, lo mejor que puedes hacer es ponerte en contacto con ellos.

    Por lo que veo de su web posiblemente no tengan desarrollado todavía el workflow, pero ellos te responderán mejor que yo.

    Un saludo

    Oskar

  4. HOla buenas Oskar.. aprovecho este espacio para preguntarte una cosilla que me tiene dando vueltas.
    He instalado y levantado el servicio de OpenKM, accedo a el bien a nivel local ya sabes http://localhost:8080/OpenKM/es.git.openkm.frontend.Main/ me arranca bien y demas, pero ahora lo que necesito es poder acceder a este servicio desde otra máquina, como y donde puedo cambiar este localhost por la ip de la maquina para que puedan conectarse, Esta instalada en una mquina Debian.
    Muchas gracias.

  5. Aupa Daniel.

    Necesitas saber la ip de tu equipo, si estas en una red de una intranet. en ese caso la ruta sera:

    http://tuip:8080/OpenKM/es.git.openkm.frontend.Main/

    debería de funcionarte. En caso de que quieras apuntar a la calle tienes que configurar el root para que puedas salir, y eso ya si que no lo se hacer.

    Un saludo

    Oskar

  6. OpenKM – opensource document management system – version 3.0

    Ya está disponible en su página web (www.openkm.com) la nueva versión (3.0) del sistema de gestión de documentos OpenKM.

    Esta nueva versión comprende las siguientes mejoras: flujos de trabajo (jBMP), un tablón con informaciones sobre las actividades del repositorio, servicios push (consulta programada por el usuario), soporte a WebDAV, descargar documentos convertidos a PDF, información sobre el espacio utilizado por el usuario en el repositorio, visualización de vídeos e imágenes, administración web, nuevos idiomas, y la inserción de cualquier formato de documento (configurable), así como la posibilidad de un idioma por defecto.

    Una de las funciones más relevantes de mencionar es la indexación de los tipos más comunes de archivos: de texto, Office, Office 2007, OpenOffice, PDF, HTML, XML, MP3, JPEG, etc. Su potente motor de búsqueda por índices de todos los documentos permite encontrar facilmente toda la información.

    Para obtener más información, únete a la comunidad de usuarios OpenKM comunidad (http://www.openkm.com).

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