Glosario

En este glosario no vamos a hablar de herramientas concretas, sino de las herramientas en general (cms, wikis, blogs, sgib, etc…). La intención del mismo es que los profesionales tengamos un pequeño listado de términos, sepamos que es cada tipo de herramientas, como podemos llamarlas o denominarlas, y sobre todo ver cuales son las posibles aplicaciones que se les pueden dar en nuestra área de trabajo.

Document Management System (DMS):

El sistema de gestión de documentos o Document Management System (DMS), son herramientas informáticas que permiten organizar, describir, controlar, consultar, buscar, recuperar, enviar, etc…. documentos digitales.

Es importante entender que un documento digital, a diferencia de los documentos tradicionales, impresos en papel, no solo son documentos que contienen texto, por documentos digitales entendemos todos los documentos posibles. Como profesionales de la gestión de la información y del conocimiento en empresas, instituciones, etc… muy posiblemente empezamos trabajando con la gestión de documentos digitales de texto, o correos electrónicos, pero hoy día las URI se incluyen en las herramientas para ser posible su recuperación, la gestión de archivos de audio, imagen, vídeo, etc….

La Wikipedia define las herramientas DMS de la siguiente forma: “El Document Management System (DMS); (en español, sistema de gestión de documentos Gestión Documental, es un sistema de computadora (o conjunto de programas de computadora) que solía rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan almacenaje, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.”

Hay una segunda generación de DMS que se están valiendo de las tendencias 2.0 para darle una mayor implantación a los servicios de gestión de documentos, muchas herramientas están implantado las “tags” como un valor añadido a la descripción de contenidos de los documentos electrónicos, la utilización de sindicación de contenidos (rss) dentro de la propia herramienta para mantener informados a todos los usuarios mediante canales de información de los últimos documentos incorporados. La opción de genera documentos de forma compartida (tipo wikipedia), de dejar comentarios relacionados con los documentos, etc….

Ambiente Virtual de Aprendizaje, o Sistema de gestión de cursos on line

Un Ambiente Virtual de Aprendizaje (AVA) ó Virtual learning environment (VLE) es un sistema de software diseñado para facilitar a profesores la gestión de cursos virtuales para sus estudiantes, especialmente ayudandolos en la administración y desarrollo del curso. El sistema puede seguir a menudo el progreso de los principiantes, puede ser controlado por los profesores y los mismos estudiantes. Originalmente diseñados para el desarrollo de cursos a distancia, vienen siendo utilizados como suplementos para cursos presenciales.
Estos sistemas funcionan generalmente en el servidor, para facilitar el acceso de los estudiantes a través de Internet.
de la Wikipedia

Las herramientas AVA están pensadas para facilitar lo máximo posible la vida a los “profesores”, pero hay que tener en cuenta que los profesores que utilizan estas herramientas no son “profesores” como lo son los profesores presenciales, sino que tienen que ser más bien “acompañantes” que sugieran a los alumnos las diferentes fuentes de información que puede y/o deben consultar, y en caso de duda entre toda la clase hablarlas y resolverlas. Con estas herramientas se quieren por un lado alumnos autónomos que investiguen, y por otro lado alumnos comprometidos que participen en los debates virtuales.

Como profesionales necesitamos conocer estas herramientas para poder ofrecer a los usuarios cursos de formación, reciclaje, etc….

Groupware:

Cuando hablamos de herramientas Groupware deberíamos pensar en herramientas que juntan diferentes tareas en un mismo espacio, como puede ser

  • gestión de tareas.

  • agenda.

  • wiki.

  • gestión de documentos.

Una de las partes más interesantes de las herramientas Groupware es que al ser en entornos web no se necesita instalar ningún programa, excepto un navegador, en el ordenador.

Photo Management System (PMS)

Los PMS son una rama especializada de los CMS que se basan sobre todo en la gestión de fotografías, organizarlas mediante carpetas, descriptores o tags, así como añadirles comentarios en las mismas, rss, visualizarlas como diapositivas, etc…

Los PMS tienen todas las características de los CMS, pero rotando todo el rato sobre las fotografías, ver CMS para saber más sobre las características.

La problemática de los PMS, como suele ser habitual en todos los CMS, es que no han participado profesionales (nosotros) en la creación, mejora, planteamiento de los mismos, y algunos aspectos que para nosotros son muy importantes como son los diferentes grados de descripción de las fotografías, organización según las normas que se quieran usar (EAD, ISAD (G), etc…).

Estaría muy bien que algún profesional se ofreciese a colaborar con algún desarrollo de software libre de PMS para que se incluyesen las opciones de descripción de contenido que son necesarias.

Project Managent:

Hoy día en que todo esta informatizado la gestión de proyectos son una de esas áreas que más utilizan las herramientas informáticas, y por eso existen diferentes herramientas que permiten trabajar en internet, o en escritorio del ordenador.

Como profesionales necesitamos saber gestionar los proyectos que estemos llevando a cabo, ya sea de auditoría de un archivo, trabajo diario, gestión de actividades o jornadas en una biblioteca, etc…. Y también en otros lugares de trabajo como museos, centros de documentación, de formación, o las mismas empresas.

La gestión de proyectos no es más que la óptima “explotación” de los recursos, y para poder “explotar” correctamente dichos recursos es necesario que estos sean descritos, para saber que tareas, tienen, que posibilidades acción, tienen, y que problemáticas pueden tener. Todo esto claro esta entronca con la gestión del conocimiento de las empresas, instituciones, etc….

No estoy diciendo que los “Profesionales” seamos los más capacitados para gestionar estas herramientas, pero en algunos de sus apartados o secciones las habilidades de descripción, de utilización de metadatos, de síntesis son muy valiosas.

Las herramientas de gestión de proyectos las podemos encontrar como herramientas solas (stand alone) o como un módulo más dentro de otras herramientas.

Wikis:

Que es una herramienta wiki y como podríamos utilizar

Creo que no es necesario definir de forma general y amplia lo que es una herramienta wiki, las claves de la misma es inmediatez, inteligencia colectiva (colaboración a la hora de construir, editar, moderar contenidos, participar), difusión de contenidos.

Y en un centro de información o documentación, ¿como podemos utilizar la herramienta, o para que podemos usarla? Esta es posiblemente una pregunta más compleja, y difícil de responder. Creo que depende más bien de las necesidades de cada uno.

Algunos posibles ejemplos:

  • Montar una wiki de literatura, para que los usuarios de los centros la utilicen,

  • En Archivista he leído que lo están usando también en un archivo ,

  • En educación para realizar trabajos colectivos.

  • En el blog de Nieves González habla sobre las wikis como herramientas en internet para preparar congresos.

  • En algunos sitios se utilizan para genera documentación, o simplemente como Intranet.

Como siempre el límite para usar las herramientas wikis los marcan nuestras necesidades, o nuestras capacidades.

Get things done

Del ingles “tener las cosas echas” , en la wikipedia en ingles viene una entrada explicativa del valor de este tipo de software.

“GTD rests on the principle that a person needs to move tasks out of the mind by recording them somewhere. That way, the mind is freed from the job of remembering everything that needs to be done, and can concentrate on actually performing those tasks. What distinguishes David Allen’s book from most other time- or action-management literature is the level of detail to which he describes a possible way to organize oneself.” Fuente Wikipedia inglesa.

Redes sociales

“Una red social es una estructura social que se puede representar en forma de uno o varios grafos en el cual los nodos representan individuos (a veces denominados actores) y las aristas relaciones entre ellos. Las relaciones pueden ser de distinto tipo, como intercambios financieros, amistad, relaciones sexuales, o rutas aéreas. También es el medio de interacción de distintas personas como por ejemplo juegos en linea, chats, foros, spaces, etc.” Fuente Wikipedia

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